효과적으로 주간보고를 받기 위한 보고서 양식

왜 주간보고를 할까요? 매주 주간보고를 하면서 직원 각자는 이 업무 보고를 왜 하는지 정확하게 알고 있는지 항상 궁금했습니다. 예전에 제가 보고를 해야 하는 입장에서는 위에 부장님이 우리가 근무시간에 놀고 있는지 체크하려고 업무 보고 받는다고 생각했었습니다. 

 

업무보고를 받는 입장에서 주간보고에 들어갈 내용

제가 주간보고를 받는 입장이 되어 보니, 주간보고는 직원들이 현재 어떤 업무를 하고 있는지, 이슈나 리스크가 있는지, 업무 진행을 위해 개입되어야 할 외부 자원이 필요한지 등 프로젝트 일정을 맞추기 위해 체크하는 중요한 도구가 됩니다.

 

현재 진행 중인 작업 상태, 진행율을 표시한다.

작업 항목별로 진행률과 완료예상일을 표기해야 합니다. 개발 프로젝트 진행 과정에서 본인이 맡은 업무 파트에서 일정표대로 진행되어야 하는 항목이 있다면, 이 작업 항목대로 진행 상태를 보고 합니다.

 

예를 들면,  DB 테이블 생성 및 초기 데이터 구축 |  80%  |  12월 20일 완료일

 

이슈 및 리스크 체크가 필요하다면 별도 칸을 만들어 표시한다.

주간보고를 해야 하는 가장 큰 목적이기도 하는데, 현재 발생한 문제나 발생 가능성이 있는 위험 보고 해야 합니다. 문제가 발생했더라도 빠른 보고를 통해 해결책을 찾으면 더 이상 문제가 확대는 걸 막을 수 있습니다. 

 

예를 들면,  DB 테이블 생성 후 초기 데이터 구축에서 필요한 하드웨어 용량이 부족할 수 있을 것 같음. --> DB서버의 저장 용량 증설이 필요함.

 

차주 계획 보고는 진행 완료율과 예상 완료일을 들어가야 합니다. 

다음 주에 수행할 작업 항목별로 진행 내용을 적고, 예상 진행률과 예상 완료일을 적습니다. 작업 항목이 여러 개 일 경우, 우선순위를 제시하고 어떤 항목부터 진행할지도 적어주시면 좋습니다. 

 

예를 들면, 초기 데이터 구축 결과서 작성 | 100% | 12월 26일 완료 예정 

 

요청 및 업무 협업 사항이 있다면 별도 칸을 만들어 보고 합니다.

업무 수행 중 다른 부서나 팀의 지원을 받아야 할 경우, 필요한 내용을 언제까지 지원을 받아야 하는지 적어주시면 좋습니다. 이런 협조 요청은 다른 부서나 팀의 일정을 확인해야 하니, 본인이 필요한 시점보다 빨리 보고를 하는 것이 필요합니다.

 

예를 들면, 유지보수 운영팀 DB서버 저장 용량 증설 요청 | 12월 18일까지 진행 요청함.

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저는 구글 스프레드시트를 통해 직원들에게 주간보고를 받습니다.  URL을 공유하고,  회사에서 진행되는 프로젝트 목록을 첫 탭에 작성하고, 직원마다 탭을 만들어서 주마다 업무 보고를 하고 있습니다.  구글 스프레드시트를 통해 간편하게 확인할 수 있어 몇 년간 이용하고 있습니다. 

 

아래 링크를 통해서 구글 스프레드시트 사용법을 확인해 보셔도 좋을 것 같습니다.

Google Sheets: 온라인 스프레드시트 & 템플릿 | Google Workspace

아래 사진은  위에서 언급된 내용이 포함된 주간보고 양식입니다. 참고하셔서 구글 스프레드시트를 통해 주간보고를 작성해 보세요.

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주간보고는 단순히 내가 지난주에 뭘 했는지? 이번주에는 뭘 할지를 보고하는 자리로만 생각하면 안 됩니다.  프로젝트 진행에 필요한 의사소통, 문제 해결, 위험 방지 등의 효율적인 프로젝트 관리에 필요한 활동입니다. 

 

개인적인 입장에서 주간보고를 업무 진행에 필요한 내용을 체크하고 보완하고, 지원과 협조를 받기 위한 도구로 사용하게 되면, 주간보고는 나의 업무 효율을 높이는 아주 중요한 핵심 도구가 될 것입니다.