신입직원이 알아야 할 문서 작성의 기본

오늘은 회사 생활을 막 시작하신 분들에게 몇 가지 알려드리고 싶은 문서 작성의 기본 매너를 말하고 싶습니다. 

 

직장생활을 어느 정도 하다 보면, 문서 작성에 시간을 많이 들이고 공을 들여야 하는 때가 옵니다. 다들 어느 순간 그때가 올 거라고는 생각하지만, 문서를 어떻게 써야 하는지 궁금해하거나 따로 배우는 것까지는 하지 않는 것 같습니다.

 

저는 첫 직장에서 간단한 매뉴얼을 작성하라고 업무를 받았는데, 제가 작성한 매뉴얼을 가지고 대표님이 30분 넘게 지적하셨습니다. 그때는 정말 창피해서 어쩔 줄 몰랐습니다.  문서로 이렇게까지 혼나야 하나? 하는 생각이 들었습니다. 

 

지나고 보니, 그때 대표님이 지적해 주신 내용은 문서 작성 시 지켜야 하는 기본이라는 걸 알게 되었습니다. 그래서 몇 가지만 이야기하려고 합니다. 기본적이지만 막상 직원분들이 저에게 문서를 주실 때 이런 기본을 잘 안 지키고 주실 때가 많습니다. 

 

 

문서의 내용을 빨리 파악할 수 있는 파일명을 만들어 주세요.

업무와 관련된 문서는 잠깐 보고 휴지통으로 보내는 게 아니죠. 대개 보고서, 회의록, 계획서 등의 문서들은 업무와 관련된 작업 폴더 안에 문서들을 모아 놓고 보관하게 되는데,  파일명이 비슷하면 나중에 찾아볼 때 일일이 파일을 열어봐야 하는 수고가 있습니다.

 

파일명 예시

• 고객명_업무타이틀_업무종류_날짜_작성자.hwp 
• 월부_애드센스블로그부업_단톡방 Q&A요약집_20241211_홍길동.hwp    

파일명만 봐도 문서의 내용을 파악할 수 있게,  문서 작성자나 수신자 모두 자신의 폴더 안에서 문서를 찾기 쉽게 해야 관리가 쉬워집니다.

 

 

문서의 표지 작성은 무조건 필수입니다.

가끔 신입 직원에게 회의가 끝나고, 회의내용을 정리해서 보내달라고 하면, 그냥 회의 내용만 달랑 정리해서 보내주십니다. 정리된 내용 수준에 상관 없이 조금 당황스럽습니다. 

 

표지 없이 보내는 문서를 보면, 성의가 없거나 예의가 없거나 하는 생각이 듭니다. 문서에 무슨 예의냐? 하고 의아하실 테지만 문서를 많이 받는 사람의 입장에서 생각해 보셔야 합니다. 

 

사람으로 치면 처음 보는 사람한테 내가 누구인지 설명도 없이 자기가 하고 싶은 말만 시작하는 꼴이 될 수 있습니다. 문서의 표지는 본격적으로 내용을 시작하기 전에 문서를 소개하는 지면이라 할 수 있습니다.

 

문서 표지의 예

문서 표지에는 "파일명 예시"에서 언급한 내용이 잘 배치되어 들어가야 합니다.  파일명 예시 중에 문서종류가 사실 문서의 타이틀이 되니, 문서종류는 가장 잘 보이게 배치하고, 고객정보와 업무분야 --> 작성자 --> 작성날짜 순으로 배치해 주시면 좋을 것 같습니다. 

• ABC마트_알림톡개발_회의록_20241113_홍길동. hwp 문서라면 여기서 문서 종류는 회의록이고, 문서 표지 타이틀은 회의록이 됩니다.

 

꼬리말에 문서 페이지를 넣어주세요.

문서를 다 작성하시면, 반드시 문서에 페이지를 넣어주세요. 페이지는 문서를 공유하는 사람과 소통할 때 아주 중요합니다. 

 

예를 들어, 문서를 출력하여 회의를 한다고 하면, 여러 명이 문서를 보면서 회의하면서 "6페이지 OOO 알림 기능은 언제까지 마무리해야 하나요?"라고 문서의 내용에 대한 질의를 할 때,  먼저 페이지 번호를 통해 내용의 위치를 알릴 수 있다. 

 

문서를 받는 사람은 "6페이지 OOO내용을 다시 작성해서 문서를 보완해 주세요.",  "6페이지 OOO내용에 대해 예를 들어 설명해 주세요."라는 식으로 의견을 전달하기 때문에 현장에서 문서의 페이지는 아주 중요합니다.

 

하나의 폰트를 사용하고, 칼라는 되도록  2~3가지만 사용합니다.

특히 어떤 폰트를 써야 한다는 기준은 없지만,  회사마다 주로 사용하는 폰트가 있을 수 있으니, 있는지 물어보는 것도 좋습니다.

 

중요한 내용이라고 생각해서 폰트를 여러 가지 바꿔 쓰는 경우도 아주 종종 있지만, 문서의 가독성은 오히려 떨어질 수 있습니다.

차라리 중요한 내용은 볼드체로 강조하거나, 밑줄을 사용해 주세요.

 

또 강조하고 싶은 내용을 색깔을 바꿔서 작성할 수 있습니다. 이럴 경우 앞에서 강조하는 텍스트를 Red 색상으로 변경했다면, 문서가 끝날 때까지 강조하는 텍스트는 모두 Red색상으로 통일해서 사용해 주세요. 여러 가지 색을 섞는 것은 오히려 어떤 것이 중요한지 헛갈리게 할 수 있습니다. 

 

문서 작성 후에는 검토가 필요합니다.

문서 작성을 보통은 싫어하기 때문에 어느 정도 작성이 되었다고 생각되면, 대상에 바로 보내는 경우가 아주 많습니다.  문서 내용에 오탈자가 많거나 숫자의 합이 안 맞거나 하면 문서의 신뢰도는 떨어집니다.

 

문서는 내가 직접 상대방에게 이야기하는 걸 대신해서 텍스트로 정리해서 문서 형태로 전달하는 것입니다. 즉 나의 생각과 의견을 전달하는 하나의 도구입니다. 

 

한 번의 검토 없이 문서는 보낸다는 걸 아주 어려운 수학 계산 문제를 한 번의 검토 없이 자신만만하게 100점을 기대하면서 제출하는 것과 비슷하다고 생각합니다.  내가 작성한 문서에는 실수가 없다고 100% 자신하고 문서를 보내는 격입니다. 

 

• 빠뜨린 내용이 있는지 내용 검토는 필수로 체크해야 합니다.
• 페이지 번호를 빠뜨리는 실수는 거의 매번 할 수 있습니다.
• 오탈자 검사는 문서 작성 시 지켜야 하는 센스입니다.  
• 계산하는 값이 들어가 있다면, 계산 결과가 맞았는지 체크해 보세요.
• 숫자 표시할 경우 세 자릿수마다 콤마(,) 표시는 상대방을 위한 배려입니다.
• 텍스트 정렬이 보기 좋게 되어 있는지 확인해 보세요.

 

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지금까지 제가 말한 내용은 제가 지금까지 신입분들에게 문서를 받아보면서 항상 아쉬웠던 점들입니다. 위에서 말한 몇 가지만 지켜도 문서 내용의 질에 상관없이 상대방이 "이 친구,  문서 작성 좀 하네"라고 생각할 수 있습니다.

 

문서 내용에 대한 작성 스킬은 횟수가 늘어날 수도 노하우가 생기지만, 제가 말한 몇 가지 사항들은 처음부터 습관을 잘 잡지 않으면, 문서 작성할 때마다 매번 똑같은 실수를 하게 됩니다.  표지 없이, 문서의 페이지 번호도 없이 내용만 정리해서 파일명도 그냥 "인수인계. hwp" 이렇게 보내게 됩니다. 

 

제가 얘기한 내용은 아주 사소하지만, 문서 작성의 아주 기본입니다. 한 번만 숙지해 놓으면 계속 지킬 수 있는 좋은 팁이니, 잘 이용해 보세요.