회사에서 전화 받을 때 알아두면 좋은 팁

직장생활에서 의외로 외부에서는 오는 전화를 받거나, 전화받기를 꺼려하는 사람들이 많아요. 왜 그럴까요? 

 

설마 나를 찾는 전화는 아니겠지, 누군가 대신 받겠지, 전화받으면 어떻게 말해야 하는지 모르는데... 하면서 전화를 받지 않는 분들이 계신 것 같습니다. 

 

본인 자리로 오는 전화가 아니라고 해서 전화를 안 받는 것이 제가 보기에는 회사 업무를 안 하는 거나 마찬가지라고 생각합니다.  제가 조금 오버했을까요? 조금 전에 끊긴 전화의 중요도는 받기 전까지는 아무도 모릅니다.

 

오늘은 신입 직원분만 아니라, 경력 직원이라도 자주 실수하는 전화받는 팁에 대해서 알려 드리겠습니다. 

 

전화를 받을 때는 회사이름과 본인이름을 먼저 말합니다.

"모닝전자, OOO 사원입니다." 라고 본인이 누구인지 밝힙니다.

"네, 안녕하세요? 저는 OOO 입니다." 라고 상대방도 본인의 소속과 이름을 알려줍니다.

그러면 이후부터 전화를 한 이유에 대해 서로 이야기를 나누게 됩니다. 

 

전화를 받으면서 메모하는 습관을 들이세요.

보통 신입직원 분들의 경우 전화 계속 "네"를 하면서 열심히 통화를 하시는데, 전화 통화 후에 어떤 이야기를 했는지 통화 한 내용을 처음부터 끝까지 다 얘기해 주는 경우가 많습니다.

 

전화를 대신 받았다면  자리를 비운 분에게 전달해야 할 경우도 있고, 본인에게 걸려온 전화라도 다른 사람과 공유해야 하는 경우가 많으니 메모는 중요합니다. 뭘 적어야 할지 잘 기억나지 않는다면 육하원칙에 따라 적는다고 생각하고 메모를 남겨 보세요.

 

전화 통화 시 메모는 필수입니다.

• 언제 : 날짜와 시간을 적습니다.
• 누가+어디서 : 상대방이 누구인지 소속과 이름을 적습니다.
• 무엇+왜? : 상대방이 전화를 한 이유에 대해 간단히 키워드를 적습니다. ex) 회의일정, 자료전달요청... 
• 어떻게 : 상대방의 전화번호 또는 이메일 연락처를 받습니다.  전화 이후 회신을 위해 필요할 수 있습니다. 연락처나 이메일 주소는 마지막에 한번 더 맞는지 확인해보셔야 합니다. 

 

회신이 필요한 경우, 일정을 체크하세요.

회의일정이라면 본인 또는 본인 소속된 팀의 일정을 체크해서 언제까지 회신하겠다.라고 하던지,  탁상 달력에 여러 스케줄을 미리 적어 놓았다면 가능한 일정이 언제쯤인데 다시 확인해 보고 회신하겠다.라고 하면 됩니다.

 

자료전달 같은 경우에도 혹시 언제까지 필요한지 먼저 물어보고, 필요한 날짜 이전까지 보낼 수 있는지 확인해서 다시 회신하겠다.라고 합니다. 이렇게 자료전달 때문에 이메일 주소를 받아야 합니다. 

 

일정이 미루어질 수 있는 것을 미리 대비하기 위한 멘트를 준비하세요.

"혹시라도 일정이 늦어지게 되면 제가 미리 연락드리겠습니다."

라고 하는 것도 한가지 팁인데 사람 일이라는 게 어떤 예외사항이 발생할지 모르니 미리 양해를 구해 놓는 것이 혹시라도 늦어질 경우 서로 불편한 사항을 피할 수 있습니다. 

 

질의한 내용에 대해 알아보고 전화를 해야 할 경우라면,  피드백 일정을 구체적으로 이야기합니다.

"제가 더 알아보고 연락드려야 할 것 같습니다. 제가 다음 주 or 11월 2 둘째 주까지 or 이번주 수요일 오전까지 전화드리겠습니다." 

 

내용을 미리 적어 놓고 상대방에게 전화해 보세요.

경력이 쌓일수록 고객이나 협업이 필요한 부서나 외부 회사와 연락할 일이 많이 생기게 됩니다. 

 

전화는 해야 하고, 나와 친분이 없는 사람과 통화하는 것은 부담스럽고... 참 어려운 일입니다. 몇 가지 제가 실전에서 활용한 예를 몇 가지 알려드리겠습니다. 

 

고객이 문의한 것에 대한 피드백이라면 메일로 보내고 전화로 확인하는 것이 필요합니다.

확실히 전화로 모든 것을 설명하는 어려우니, 문서로 내용을 작성해서 보내고 전화로 메일을 확인해 달라고 합니다. 전화 통화에 대한 기술이 부족하다면 대부분 글로 전달하고 확인여부만 전화로 체크합니다. 

 

예를 들면, 

"안녕하세요. 모닝전자 홍길동 대리입니다."

"지난주(언제 문의한 것인지 밝히는 것이 좋아요)에 OOO부장님이 문의하신 자료를 정리해서 메일로 보내드렸으니 확인해 보시면 됩니다."

"확인 후, 문의사항 있으시면 다시 전화 주시거나 메일로 피드백 주십시오."

 

고객에게 확인사항이 생겨 전화할 경우라면, 한 번의 전화로 모든 내용을 체크합니다.

고객의 통화는 언제나 어려우니, 여러 번 통화를 피하기 위해서는 통화하기 전에 질의할 내용을 리스트로 작성해서 첫 번째, 두 번째 나열해서 문의하고 전화 통화를 마무리합니다.

 

예를 들면,

"안녕하세요. 모닝전자 홍길동 대리입니다."

"제가 2가지 사항에 대해 문의가 있어 전화드립니다."

"첫 번째는 지난주에 OOO부장님이 문의하신 것 확인해 보니, 이미 지난 회의에서 내용이 OOO으로 진행되고 있습니다. 혹시 제가 알고 있는 내용이 맞는지요?"

"두 번째..."

 

내가 필요한 제품에 대한 문의를 할 경우라면, 회사 홈페이지를 통해 정보 수집을 하고 추가적인 내용을 전화로 문의한다.

상대방 회사 홈페이지를 통해 기본 정보를 습득 후, 더 자세하게 물어볼 내용을 정리하고 전화를 합니다. 

 

저의 경우에는 업무에 필요한 제품이나 설루션 문의를 할 일이 많습니다. 그럴 경우, 상대방의 회사 홈페이지를 통해 얻을 수 있는 궁금증은 미리 해결을 하고 고객센터로 전화해서 내가 얻은 정보가 맞는지 확인해 보는 방식으로 취하고, 추가적으로 구체적인 비용이나 할인 내용을 문의하기도 합니다. 

 

• 업무에 필요한 솔루션 : 대용량 파일 업로드 솔루션
• 왜 굳이 이 회사 제품이어야 하는가? : 기존 제품의 업그레이드 필요
• 제품의 장점을 더 설명해 줄 수 있는가? : 보통은 제품 2~3가지 정도 후보에 오려고 선정하기 때문에 다른 제품보다 더 장점이 있는지 문의가 필요함
• 구매인가? 구독 서비스인가? : 사용 기간과 비용을 체크, 회사에서 생각하고 있는 적정 비용을 체크
• 추가적인 질문은 어떤 경로로 해야 하는가? : 담당자와 바로 연락할 수 있는 연락처 확보 
• 구매 후, 기술지원은 어떻게 진행되는가? : 제품을 만든 곳이라면 기술지원이 가능하지만 판매대행만 하는 곳도 있을 수 있다.

---

 

 IT회사의 개발자분들에게 개발과 관련된 팁이 아니고, 전화받는 팁이라고 해서 도움이 될까? 할 수도 있지만,  회사에서 걸려오는 전화는 고객이나 거래처의 전화이고, 대부분 업무와 관련된 전화이기 때문에 일의 연장선에서 생각하시면 좋을 것 같습니다.  일의 연장선에서 생각하면 전화하는 것도 전화받는 것도 요령과 기술이 필요하다고 생각합니다.